Tornar a comunicação interna eficiente é essencial para alavancar os resultados de qualquer empresa. Além disso, ela evita ruídos na comunicação, que podem causar uma série de problemas dentro dos negócios.
Pensando nisso, separamos aqui as melhores dicas para você conseguir aplicar, de maneira prática, o que precisa ser feito para a comunicação funcionar.
Boa leitura!
1# Sempre reúna as informações que precisam ser repassadas
A comunicação interna é essencial para todos os tipos de negócios ou mesmo como forma de aplicar estratégias, para alcançar um objetivo.
Dessa forma, é possível melhorar o clima, alinhar a equipe, aumentar a produtividade, reduzir a taxa de rotatividade e ainda manter crises sob controle.
Assim, uma das principais dicas que você precisa seguir é começar a reunir todas as informações que precisam ser repassadas em um lugar que permaneça disponível para todos que precisem dela. Caso contrário, pode acabar esquecendo alguma coisa e comprometendo alguma parte do trabalho. Afinal, as pessoas precisam ter acesso à informação, ou não poderão trabalhar direito.
Para muitas empresas, pode ser difícil repassar todas as informações que consideram importantes. Seja porque você não tem tempo para reuniões ou mesmo porque isso compromete o fluxo de trabalho. Porém, como a equipe precisa estar a par dos dados, é necessário escolher um canal interessante para isso.
Muitas empresas acabam recorrendo a grupos no Telegram ou WhatsApp, porém isso acaba misturando a vida profissional e pessoal dos colaboradores e pode se tornar um problema para empresa. Além disso, essas plataformas não organizam o conteúdo de forma eficiente e, caso um colaborador seja desligado, toda a informação vai junto com ele. Mesmo sendo eficientes para comunicação corriqueira, infelizmente tendem a se tornar um problema a longo prazo.
Seja como for, circular e tornar informações essenciais disponíveis é o primeiro passo para uma comunicação interna eficiente e, por isso, é recomendado que se utilize uma plataforma centralizadora que ofereça todo o controle para a empresa, como o HubCorp.
2# A comunicação interna eficiente depende de regras
Ao pensar em comunicação interna, é comum que exista dois tipos gerais de pensamentos. Um deles é que a comunicação deve se manter em nível profissional e ao mesmo tempo não pode deixar de ser livre e comum. Dessa forma, a definição de como a comunicação interna acontece depende de como exatamente são as regras sobre isso.
Uma dica interessante é começar a pensar em regras gerais, que funcionam como forma de evitar problemas futuros. Por exemplo, você pode definir que a comunicação deve ser direta e não permitir termos pejorativos ou temas que fujam dos interesses da empresa.
Uma política regularmente adotada é a de zero fofoca. Algo necessário quando se tem várias pessoas trabalhando em um mesmo ambiente.
A política de zero fofoca deve ser baseada em questões simples e eficazes, como:
A partir disso, a comunicação fica mais eficiente e livre de problemas, sobrando espaço para ações voltadas para os negócios e evitando até a necessidade de acionar o RH.
3# Trabalho em equipe: valorize, escute e respeite as opiniões dos demais
Um dos principais desafios da comunicação interna eficiente é incentivar as pessoas que fazem parte da equipe a falarem.
Geralmente, o que acontece, é que os líderes falam e os demais escutam, o que torna a conversa unilateral. Isso não é interessante porque acaba deixando os demais colaboradores em um papel de subordinação, onde apenas aceitam o que lhes é falado. Assim, o ideal é começar a incentivar a opinião e a conversa de equipe.
Principalmente em tempo de home office, esse desafio se tornou ainda maior para os líderes. Promover conversas com toda a equipe para entender e valorizar aquilo que estão dizendo passou a exigir novas ferramentas para serem estimuladas. Utilizando uma rede social corporativa de comunicação interna, como o Hubcorp, todos os colaboradores podem ter acesso a liderança, receber feedbacks e até mesmo premiações virtuais, que funcionam como uma ferramenta de reconhecimento ao mérito, criando uma nova e ampla visão sobre iniciativas e ideias que nascem da base para o topo e antes não eram vistas. Além disso, sempre que houver problemas urgentes ou quando alguém tem dúvida sobre alguma situação, essa informação permanecerá disponível e acessível a todos aqueles que precisarem dela.
Na prática, você pode fazer isso de diversas maneiras, seja usando plataformas digitais ou conversando em grupos grande ou menores, de forma individual, porém uma rede social corporativa para comunicação interna tornará este processo escalável principalmente para grandes organizações.
4# Ambiente de trabalho e comunicação interna eficiente
Não é segredo nenhum que o ambiente de trabalho pode influenciar cada colaborador, seja de maneira positiva ou negativa. Isso acontece porque é naquele ambiente onde as pessoas estão expostas a diversos fatores e estressores. Desde a necessidade de cumprir um prazo, a chefia e os líderes, outros profissionais, clientes e até o fato de cumprir um horário específico de trabalho. Portanto, tornar o ambiente de trabalho mais agradável, transparente e funcional é essencial para atingir resultados.
E como fazer isso?
Bom, para começar, você precisa criar um ambiente aberto para a fala, dando espaço para cada colaborador. Existem diversas maneiras de fazer isso, mas todas elas passam por oferecer um espaço seguro e confiável para as pessoas. Para atender esta necessidade, o gestor pode oferecer reuniões regulares com este objetivo específico, tomando o cuidado para acontecer na medida certa. Em demasia, alguns colaboradores podem acabar se sentindo prejudicados por terem que entregar alguma meta desafiadora e ter que dividir seu tempo com este tipo de encontro.
Outra forma de promover esses valores dentro da sua equipe é utilizando plataformas digitais, como o HubCorp, para que essa comunicação aconteça de maneira pública e fluída, ajudando a tornar este processo contínuo e flexível ao tempo de cada um. Com isso, ninguém fica sobrecarregado e todos conseguem concluir suas atividades diárias.
Outras questões também podem funcionar, como planos de carreira, incentivo a melhora do currículo, facilitação para aqueles que estão estudando ou se aperfeiçoando em algo e reconhecimento.
A ideia é ter um ambiente de trabalho mais leve, que flua e não que seja uma tortura.
5# Vá além das informações habituais
Por fim, uma comunicação interna eficiente é ir além do que você já oferece, garantindo o acesso a outros tipos de dados e pessoas.
Assim, se você sempre diz o que é preciso fazer ou quais seriam os objetivos a serem alcançados, comece a mostrar porque isso é importante.
Da mesma forma, se tiver alternativas ou o “como” alcançar tal feito, compartilhe isso ou pergunte à equipe o que eles acham e como fariam. Essa é uma técnica para sair da zona de conforto e incentivar os demais a compartilharem alguma informação que pode ser relevante.
Dessa forma, será mais fácil e rápido tornar seu time mais coeso e produtivo para cumprir desafios cada vez maiores em seu ambiente de trabalho.
Trabalhe para ser o exemplo, dê feedbacks, comunique-se, converse, faça perguntas e assim por diante. Quanto maior for o alcance dessa preciosa informação, melhor será para todos.
Fique a vontade para compartilhar nossas dicas com outras pessoas e nos enviar feedbacks sempre que tiver alguma dúvida.
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